For å få gavemidlene utbetalt er det krav til rapportering. Rapporten skal inneholde et prosjektregnskap, og skal leveres når prosjektet er ferdig og midlene skal utbetales. Rapporten skal dokumentere at pengene er brukt i henhold til søknad og e-post for tildeling.
Hvis du har behov for deler av gavemidlene før prosjektet er helt ferdig må du levere rapport med prosjektregnskap på det som er gjort så langt.
De konkrete kravene til rapportering for ditt prosjekt vil stå i e-post for tildeling.
Krav til dokumentasjon ved utbetaling av gaver
Her kan man se hva som gjelder for prosjekter av ulik størrelse:
Tildelinger på inntil 50 000 kroner
Prosjektregnskap som viser at tildelingen er brukt i henhold til e-post for tildeling eller godkjent omdisponering. Prosjektregnskapet må være godkjent og signert av kontaktpersonen for søknaden, sammen med en annen tillitsperson i søkerorganisasjonen.
I tillegg må det legges ved kvitteringer og fakturaer.
Tildelinger på 50 000 til 499 999 kroner
Prosjektregnskap som viser at tildelingen er brukt i henhold e-post for tildeling eller godkjent omdisponering. Prosjektregnskapet må være godkjent og signert av kontaktpersonen for søknaden sammen med en annen tillitsperson i søkerorganisasjonen. I tillegg må det legges ved kvitteringer og fakturaer.
For enkelte prosjekter under 500 000 kroner kan det stilles krav til en uttalelse fra en ekstern regnskapsfører eller ekstern revisor. Dette gjelder spesielt for prosjekter som vil utløse mange bilag.
Ved krav om uttalelse fra ekstern regnskapsfører eller ekstern revisor er det ikke krav til å legge ved kvitteringer og fakturaer i rapporten til oss.
Tildelinger fra 500 000 til 1 999 999 kroner
Prosjektregnskap som viser at tildelingen er brukt i henhold til e-post for tildeling eller godkjent omdisponering. Autorisert regnskapsfører eller revisor må gi en uttalelse om prosjektregnskapet er i samsvar med revisjonsstandard «ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger», eller tilsvarende for autorisert regnskapsfører.
Dette betyr at revisor eller autorisert regnskapsfører skal kontrollere deler av prosjektregnskapet ved å gjøre stikkprøver av bilag som til sammen utgjør 50 prosent av de totale kostnadene i prosjektregnskapet, etter følgende kriterier:
- Finnes bilagene, og er de korrekt ført i prosjektregnskapet?
- Gjelder alle utgiftene aktiviteter i perioden hvor tiltaket er gjennomført?
- Er kravet til egenkapital og/eller støtte fra andre ført opp i finansieringsplanen?
- Er det noen av kostnadene som skiller seg ut og ikke har noe med tildelingen å gjøre, enten i størrelse eller type, eller som ikke fremstår som gyldige og naturlige?
- Er det store avvik mellom budsjettet og regnskapet? (Større enn 40 prosent på én post).
Dersom tildelingsbeløpet er redusert i forhold til omsøkt beløp, skal dette tas i betraktning.
En uttalelse fra en ekstern autorisert regnskapsfører eller en ekstern revisor skal legges ved sluttrapporten.
Ved delutbetalinger skal det legges ved en dokumentasjon på føringer i regnskapet, med en bekreftelse fra autorisert regnskapsfører om at det er tatt stikkprøver av bilag.
Tildelinger over 2 000 000 kroner
Prosjektregnskap som viser at tildelingen er brukt i henhold til tildelings e-post eller godkjent omdisponering.
En ekstern revisor skal foreta en full revisjon av prosjektregnskapet i henhold til revisjonsstandard ISA 805.
Det reviderte regnskapet skal legges ved sluttrapporten.
Ved delutbetalinger skal det legges ved en dokumentasjon på føringer i regnskapet, med en bekreftelse fra autorisert regnskapsfører om at det er tatt stikkprøver av bilag.
Prosjektregnskap
Regnskapet kan settes opp i et regneark, skriveprogram eller lignende. Husk å føre opp alle inntekter og utgifter.
Eventuell dugnadsinnsats kan være en del av egenkapitalen, men vi betaler ikke for utførte dugnadstimer.
Bilagene skal være nummerert slik at det er enkelt å kontrollere disse mot regnskapet. Bilag kan for eksempel være kvitteringer og fakturaer.
Slik kan et regnskap se ut, bruk gjerne dette som utgangspunkt når dere skal rapportere (PDF).